ওপেন অফিস

এম.এস.ওয়ার্ড পাঠশালা-১

আমরা সবাই কম বেশ এম.এস.ওয়ার্ড জানি। কিন্তু তারপর ও নিশ্চয়ই সবাই স্বীকার করবেন যে এরপরও শিখার অনেক কিছুই বাকি রয়েছে। তাই আপনাদের সাথে নিজের জানাটাকে শেয়ার করতেই এই উদ্যোগ। তবে আমি টিউটোরিয়ালটা কোশ্চেন বেজড করব। আপনাদের প্রশ্ন থাকলে আপনারাও মন্তব্যে প্রশ্ন করতে পারেন। আমি চেষ্টা করব আপনাদের প্রশ্নের সঠিক জবাব দিতে।


প্রশ্ন ১ - এম এস ওয়ার্ড কোন ধরনের সফটওয়্যার?
উত্তরঃ এম.এস.ওয়ার্ড একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যার।

প্রশ্ন ২ - এম.এস.ওয়ার্ডের ফাইল ফরমেট সাধারনত কি হয়?
উত্তরঃ এম.এস.ওয়ার্ডের ফাইল ফরমেট সাধারনত .doc হয় তবে অফিস ২০০৭ এর ক্ষেত্রে .docx ফরমেট হয়ে থাকে।

প্রশ্ন ৩ - এম.এস ওয়ার্ড স্টাট মেনু থেকে হারিয়ে গেলে কিভাবে আবার স্টার্ট মেনুতে আনতে হবে?
উত্তরঃ Start => Settings => Taskbar and Start Menu => CStart Menu => Customize => Add => Browse => C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\WINWORD.exe => Next => Next => Type Microsoft Word => Finish.

প্রশ্ন ৪ - এম.এস.ওয়ার্ডে টেক্সট বাউন্ডারি কিভাবে সেট করতে হয়?
উত্তরঃ Tools => Option => Select Text boundary check box => Ok.

প্রশ্ন ৫ - এম.এস. ওয়ার্ডে ফাইল পার্সওয়ার্ড কিভাবে দিতে হয়?
উত্তরঃ File => Save As => Select Tools from save window => Go to general options => type password in password to open box => Click Ok.

ওয়ার্ডে বাংলা ও ইংরেজী একসঙ্গে লেখা

            এমএস ওয়ার্ডে বাংলা-ইংরেজী একসঙ্গে লিখতে গেলে অনেককেই বেগ পেতে হয়। বারবার মেনু থেকে ফন্ট পরিবর্তন করা খুবই ঝামেলার ব্যাপার। এ থেকে পরিত্রাণ পেতে আপনি বাংলা-ইংরেজী ফন্টকে কি-বোর্ডে শর্টকাট করে রাখতে পারেন। এ জন্য-

1.      প্রথমে মেনুবারে Tools মেনুতে ক্লিক করে ড্রপ-ডাউন মেনু হতে  Customize-এ ক্লিক করুন। পর্দায় Customize উইন্ডো আসবে।

2.      উক্ত উইন্ডোর Command ট্যাবে ক্লিক করে Categories: বক্সের Fonts-এ ক্লিক করম্নন এবং ডান পাশের Command: বক্স থেকে বাংলা SutonnyMJ বা অন্য কোনো বাংলা ফন্ট সিলেক্ট করম্নন।

3.      এরপর প্রদর্শিত উইন্ডোর নিচের দিকে Keyboard বাটনে ক্লিক করম্নন। পর্দায় Customize Keyboard উইন্ডো আসবে।

4.      এবার Customize Keyboard-এর Press new shortcut key: লেখা বক্সে কারসার নিয়ে কি বোর্ড থেকে Ctrl+1 চাপুন।

5.      এরপর Assign বাটনে ক্লিক করলে Current keys: বক্সে শর্টকাট চলে আসবে।

6.      এভাবে ইংরেজী লেখার জন্য Times New Roman বা অন্য কোন ফন্ট সিলেক্ট করে Ctrl+2 শর্টকাট করুন।

7.      এখন লেখার সময় বাংলা ফন্টের জন্য Ctrl+1 চাপুন এবং ইংরেজী ফন্টের জন্য Ctrl+2 চাপুন।

অফিসে বাংলা ব্যবহারের সমস্যা

            মাইক্রোসফট অফিসে বিজয় ব্যবহার করার সময়ে ইউজাররা বেশ কিছু সমস্যার সন্মখীন হন। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড মূলত কাজ করে ইংরেজী ভাষার রীতিনীতিতে, কারন এটির ন্যাটিভ ভাষা হচ্ছে ইংরেজী। এই কারনে ইংরেজীর কিছু নিয়মকানুন এতে বিল্টইন করা আছে। এই বিশেষ বিল্টইন ফিচারকে বলা হয় অটোফরম্যাট এবং অটোকারেক্ট। যখন আমরা বাংলা টাইপ করি সেটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ইংরেজীর নিয়মে ফেলে ইংরেজীর নিয়মকানুন প্রয়োগের চেষ্টা করে। এ কারনে দেখা যায়, আপনি হয়তো বাংলা লিখে যাচ্ছেন হঠাৎ করে মাঝখানের একটি অক্ষর পাল্টে আরেকটি অক্ষরে পরিণত হয়ে যাচ্ছে। অথবা একটি শব্দ লিখে স্পেসবার চাপলেই আগের শব্দের শেষ বর্ণটি পরিবর্তন হয়ে যায়। অর্থাৎ আপনি লিখলেন ‘র’ একটি স্পেস দিয়ে যখনই অন্য শব্দ লিখতে যাবেন, দেখবেন সেটি হয়ে গেল ‘ও’। এর কারন কিন্তু সেই অটোফরম্যাট এবং অটোকারেক্ট।

এ সমস্যা থেকে মুক্তি পেতে হলে আপনাকে মাইক্রোসফট অফিসের অটোফরম্যাট এবং অটোকারেক্টের যে সুবিধা তা জলাঞ্জলী দিতে হবে অর্থাৎ এই অপশন দুটো ডিজাবেল করে দিতে হবে। তবে আপনার যদি বেশী বাংলাতে কাজ করতে হয় তবে অফ করে রাখতে পারেন আবার যখন ইংরেজীতে কাজ করার প্রয়োজন পড়ে তখন এই অপশনটিতে গিয়ে এনাবেল করে দিন। এবার আসুন দেখা যাক, কোথা থেকে এই অপশনটি এ্যাক্সেস করতে হবে। যদি আপনি বিজয় বাংলা সফটওয়্যার ব্যবহার করে থাকেন, সেক্ষেত্রে-

1.      প্রথমে এমএসওয়াড খুলে মেনুবারের Insert মেনুতে ক্লিক করুন।

2.      এখানে Auto Text নামের একটি আইটেম আছে। এটিতে ক্লিক করে ডান দিক থেকে আবার Auto Text-এ ক্লিক করুন।

অথবা

মেনুবারের Tools মেনুতে ক্লিক করে  AutoCorrect Options-এ  ক্লিক করম্নন।

3.      এবার Auto Correct  ডায়লগ বক্স আসলে উপরে লক্ষ্য করুন Auto Correct, AutoFormat AsYou Type, Auto Text, Auto Format ও StartTags নামের ট্যাবগুলোর মধ্য হতে Auto Correct অপশন ট্যাবে ক্লিক করুন।

4.      এবার নীচে কতগুলো অপশন দেখা যাবে। যেমন-

            Correct TWo INitial CApitals

Capitalize first letter of sentences

Capitalize first letter of table cells

Capitalize names days

Correct accidental usage of cAPS LOCK Key

Replace text as you Type

5.      আপনি যদি বিনা সমস্যায় বাংলাতে টাইপ করতে চান, তাহলে উপরের সবগুলো অপশনের বাম দিকের বক্সের টিক চিহ্নগুলো ক্লিক করে উঠিয়ে দিন। এর ফলে সব Auto Correct অপশন অফ হয়ে যাবে।

6.      এরপর AutoFormat AsYou Type নামের ট্যাবে ক্লিক করুন এবং এখানে Symbol Character (--) with Symbol (-) অপশনটি অফ করে দিন।

7.      এছাড়া উপরের Headings অপশনটিও অফ করে দিতে পারেন। এর ফলে বাংলা টাইপ করার সময়ে কমন সমস্যাগুলো চলে যাবে।

8.      এবার ঙক করুন। ব্যস, বাংলা লিখতে আর সমস্যা হবে না।

ওয়ার্ডে Language-এর ব্যবহার

   

             আমরা জানি কম্পিউটার ন্যাটিভ ভাষা হচ্ছে ইংরেজী। কম্পিউটারের অপারেটিং সিস্টেম, অ্যাপ্লিকেশন, প্যাকেজ প্রোগ্রাম সবই ইংরেজী। তাই আমরা যখন ওয়ার্ডে বাংলা লেখালেখির কাজ করি, তখন বাংলা লেখার নীচে লাল দাগ থাকে। এতে বুঝা যায় কম্পিউটার আমাদের বাংলা ভাষা বুঝে না বা লেখাগুলো ভুল লেখা হয়েছে। যারা বাংলায় লেখালেখির কাজ করেন তাদের কাছে এই ব্যাপারটি বিরক্তিকর। আর বাংলা লেখার নীচে এই লাল দাগগুলো দেখতেও খারাপ দেখা যায়। কিন্তু এমএস ওয়ার্ডে কিছু কমান্ডের মাধ্যমে আপনি এই বিরক্তি থেকে রক্ষা পেতে পারেন এবং লাল দাগগুলো আর দেখা যাবে না, সে ব্যবস্থাও করতে পারেন। এ জন্য-

1.      ওয়ার্ডে একটি ফাইল খুলুন এবং বাংলা টাইপ করুন। এবার লক্ষ্য করুন, বাংলা লেখার নীচে লাল দাগ আছে।

2.      লাল দাগ উঠিয়ে দেওয়ার জন্য টাইপকৃত লেখাগুলো সিলেক্ট করে Tools মেনু থেকে Language লেখাতে মাউস ধরুন এবং সাব মেনু থেকে Set Language-এ ক্লিক করুন। Language নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।

3.      এখানে দেখুন Mark selected text as: লেখা বক্সে English

( U.S.) রয়েছে। এখান থেকে স্ক্রল করে Bengali (Bangladesh) অথবা Bengali লেখাতে ক্লিক করুন। Bengali লেখা English (U.S) লেখার উপরে চলে আসবে।

4.      এবার Bengali (Bangladesh) অথবা Bengali লেখাকে সিলেক্ট করে Do not check spelling or grammar এবং Detect language automatically বক্সে টিক চিহ্ন দিয়ে OK করম্নন।

5.      এবার দেখুন আপনার বাংলা লেখার নীচে সেই লাল দাগগুলো নেই।

নোট:    এ ভাবে আপনি আপনার পুরানো কাজগুলোকে সিলেক্ট করে Set Language থেকে Bengali সেটিংস দিলে বিরক্তিকর লাল দাগগুলো আর  থাকবে না। এই কাজটি আপনি যদি টাইপ শুরু করার আগেও করেন, তা হলেও অসুবিধা হবে না। তবে লক্ষ্য রাখতে হবে যে, ইংরেজী ও বাংলা সংমিশ্রণ লেখায় যদি আপনি ইংরেজী বানান ভুল লিখেন, তা হলে লাল দাগ আসবে না। যদি Bengali থাকে সেই ক্ষেত্রে আগে English (U.S.) মুডে টাইপ করতে হবে। এভাবে আপনি আপনার ফাইল বা কাজটিকে সুন্দর ও লাল দাগমুক্ত রাখতে পারেন।

বাংলা লেখার নীচে লাল দাগ আসে

         বাংলা যেকোনো কিছু টাইপ করলেই ওয়ার্ড সেগুলো লাল কালিতে আন্ডার লাইন করে থাকে। এর অর্থ হলো বাংলাকে ইংরেজীর মতো পড়ে, সে সব বানানই ভুল মনে করছে। এটি তাৎক্ষনিকভাবে বন্ধ করে দিতে পারেন। এজেন্য-

1. ওয়ার্ডের নীচের বারটিতে Page নাম্বার, Sec1, At 2.7’’ ইত্যাদি তথ্য দেখায়। সেই বারের ডান দিকে একটি ছোট খোলা বইয়ের মতো আইকন দেখতে পাবেন। এটিতে রাইট ক্লিক করলে তিনটি অপশন পাবেন, যেমন- Hide Spelling Errors, Hide Grammatical Errors ও Options.

2. এখন আপনি প্রথম দুটি অপশন বাংলায় কাজ করার সময়ে অফ করে দিলে কেবল এই ডকুমেন্টে স্পেল (Spell) চেক এবং গ্রামার চেক অফ থাকবে।

নোট:

1. যেহেতু ওয়ার্ডের বিল্ট-ইন এই স্পেল ও গ্রামার চেক কেবল ইংরেজীর জন্যই, কাজেই বাংলা ডকুমেন্টে এগুলোর এনাবল করার কোন মানেই নেই।

2. এখানে অফ করলে সেটি কেবল এই ডকুমেন্টের জন্যই প্রযোজ্য হবে। অন্যান্য ডকুমেন্টে ঠিকই স্পেল চেক ও গ্রামার চেক হবে।

ওয়ার্ডে অটোফরম্যাট যখন ঝামেলা

          এমএস ওয়ার্ডের কিছু কিছু স্বয়ংক্রিয় কাজ মাঝেমধ্যে বিরক্তির উদ্রেক ঘটায়। যেমন-  কোনো লাইনের শুরুতে ১ টাইপ করে এন্টার চাপলে দেখবেন পরের লাইনে ২ লেখা হয়ে গেছে। আবার কোনো ওয়েব সাইটের ঠিকানা লিখলে ওয়ার্ড সেটিকে হাইপারলিংকে রূপান্তরিত করবে। এ সব বন্ধ করতে চাইলে-

1.      মেনুবারের Format থেকে AutoFormat-এ ক্লিক করম্নন। পর্দায় AutoFormat উইন্ডো আসবে।

2.      উক্ত উইন্ডোর নিচের দিকে Options বাটনে ক্লিক করলে Auto Correct উইন্ডো আসবে।

3.      এবার উক্ত উইন্ডোর Auto Format As You Type ট্যাবে ক্লিক করে Recognizers:-এর নিচের সবগুলো অপশনের বাম দিকের বক্সের টিক চিহ্ন উঠিয়ে দিন। এর ফলে সব AutoFormat অপশনের সুবিধাগুলো বন্ধ হয়ে যাবে।

4.      কোন অপশন কি কাজ করে তা জানা না থাকলে, সেক্ষেত্রে ডায়ালগ বক্সের উপর দিকের বাম পাশে প্রশ্নবোধক চিহ্নে ক্লিক করুন। এবার যে কোনো অপশনে ক্লিক করলেই তার ব্যাখ্যা পাবেন।

এমএস ওয়ার্ডে আসল ফন্ট দেখুন

                 এমএস ওয়ার্ডে কাজ করার সময় Formatting টুলবার থেকে দরকারী বাংলা Font নির্বাচন করা খুবই ঝামেলার কাজ। এর প্রধান কারণ Formatting টুলবারের Font-এ ক্লিক করলে বিভিন্ন ধরনের ফন্ট তার নিজস্ব ফন্টে দেখা যায়, যার ফলে ফন্টের নাম বুঝা যায় না। ওয়ার্ডে আসল ফন্টের নাম দেখার জন্য-

1. এমএস ওয়ার্ডের মেনুবারের Tools থেকে ক্লিক করে Customize ক্লিক করম্নন। পর্দায় Customize উইন্ডো আসবে।

2. উক্ত উইন্ডোর Options ট্যাব ক্লিক করে Others অপশনের নিচে থেকে List font names in their font: £বক্সে টিক চিহ্ন থাকলে তা তুলে দিন।

3. এবার দেখুন Formatting টুল বারের Font-এ শুধু ফন্টের নাম দেখা যাচ্ছে।

নতুন ভার্সনের ফাইল পুরাতন ভার্সনে ওপেন করা

         অনেক সময় নতুন ভার্সনে তৈরি করা ফাইল পুরাতন কোন ভার্সনে ওপেন করতে গেলে দেখা যায় সেটা ওপেন হয় না। তবে পুরাতন ভার্সনের ফাইল অবশ্যই নতুন ভার্সনে ওপেন হবে।

         ধরুন আপনার অফিসে ব্যবহার করা হয় অফিস এক্সপি। এক্সপিতে তৈরি একটি ফাইল এনে অফিস ৯৭-এ ওপেন করতে গেলে সেটি ওপেন না হওয়ার সম্ভাবনাই বেশী। এক্ষেত্রে যেটি করতে হবে তাহলো-

1. অফিস এক্সপি বা অফিস ২০০০-এ ফাইলটি প্রথমে নরমাল ভাবে File মেনু থেকে Save-এ ক্লিক করে সেভ করে নিন।

2. এরপর আবার File মেনু থেকে Save as-এ ক্লিক করুন।

3. Save as ডায়ালগ বক্সটি আসলে Save as type ড্রপ ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন।

4. এখানে একটু স্ক্রল করলে দেখতে পাবেন ওয়ার্ড ৯৭-২০০২এর ডকুমেন্ট ফাইল হিসাবে সেভ করার একটি অপশন আছে। সেটি ক্লিক করে নতুন ফাইলটি ভিন্ন একটি নাম দিয়ে সেভ ( যাতে বুঝা যায় এটি আগের ভার্সনে সেভ করা ) করুন।

5. নতুন সেভ করা এই ফাইলটি এখন খুব সহজেই পুরাতন ভার্সনেও ওপেন করতে পারবেন।

ওয়ার্ডে ভুল ধরা বন্ধ করুন

এমএস ওয়ার্ডে টাইপ করার সময় ইংরেজী বানান ও ব্যাকরণ ভুল হলে তার নীচে লাল দাগ দিয়ে কম্পিউটার বুঝিয়ে দেয় সেটি ভুল হয়েছে। কিমত্ত বাংলায় টাইপ করার সময় এই ভুল ধরিয়ে দেওয়ার প্রয়োজন হয় না। সেক্ষেত্রে এই দাগ বিরক্তির কারণ হতে পারে। বাংলা লেখার সময় এই বানান ও ব্যকরণ পরীক্ষককে বিরত রাখতে অর্থাৎ লাল দাগ তুলে দিতে হলে-

1.      মেনুবার থেকে Tools মেনুতে ক্লিক করে Options-এ ক্লিক করম্নন। পর্দায় Options ডায়ালগ বক্স আসবে।

2.      উক্ত ডায়ালগ বক্সের Spelling & Grammar ট্যাবে ক্লিক করে

Check spelling as you type এবং Check grammar as you type-এর বক্সের টিক চিহ্ন তুলে দিন।

3.      এবার OK করম্নন। এখন আর ভুল ধরবে না।

4.      যদি চান কম্পিউটার টাইপ করা ডকুমেন্টে ভুল ধরবে কিমত্ত দাগ দেখাবে না তাহলে Hide spelling errors in this document এবং Hide grammatical errors in this document-এ টিক চিহ্ন দিয়ে দিন।

ইংরেজী বড় হাতের অক্ষরেও বানান পরীক্ষা করা

       এমএস ওয়ার্ডে ইংরেজী লেখার সময় সাধারণত বড় হাতের অক্ষরের ক্ষেত্রে বানান পরীক্ষক বানান দেখে না। অর্থাৎ বড় হাতের লেখার ক্ষেত্রে বানান ভুল হলেও লেখার নীচে লাল দাগ আসে না। তাই বুঝা যায় না যে, কোন শব্দটি ভুল আর কোনটি শুদ্ধ। বড় হাতের অক্ষরে লেখা কোনো শব্দের বানান পরীক্ষা করতে হলে-

1.      মেনুবারের Tools থেকে Options-এ যান। পর্দায় Options ডায়ালগ বক্স আসবে।

2.      উক্ত ডায়ালগ বক্সের Spelling & Grammar ট্যাবে ক্লিক করে Spelling-এর নিচে Ignore words in UPPERCASE-এর চেক বক্সের টিক চিহ্নটি তুলে দিন।

3.      এবার OK করম্নন।

ফাইলের পরিসংখ্যান দেখা

       এমএস ওয়ার্ডের কোনো ফাইল সম্পর্কের তথ্য ও পরিসংখ্যান জানতে হলে-

1.      File থেকে Properties-এ যান।

2.      এবার ডায়ালগ বক্স থেকে Statisties-এ ক্লিক করুন।

3.      এখানে আপনার ফাইলের বিভিন্ন তথ্য ও পরিসংখ্যান দেখতে পাবেন।

শব্দ প্রতিস্থাপন ( Replace ) করা

           মনে করি বর্তমান ডকুমেন্টের অনেক স্থানে London শব্দটি বিদ্যমান আছে। আপনি চাচ্ছেন London শব্দটিকে পরিবর্তন করে Dhaka শব্দে রূপান্তরিত করতে। এজন্য নিম্নের নির্দেশনা মেনে চলুন:-

     যে ডকুমেন্টে Replace কমান্ড প্রয়োগ করবেন সে ডকুমেন্টটি পর্দায় সচল করুন। এবার ডকুমেন্টের প্রথমে কার্সর রাখুন।

নির্দেশনা :

1.      এবার Edit>Replace-এ ক্লিক করুন অথবা কী-বোর্ড থেকে Ctrl+H কী দু‘টি একত্রে চাপুন। পর্দায় Find and Replace ডায়ালগ বক্স আসবে।

2.      উক্ত ডায়ালগ বক্সের Find What: বক্সে London লিখতে হবে এবং Replace With: বক্সে Dhaka লিখতে হবে। 

3.      এবার Replace অথবা Replace All বাটনে ক্লিক করুন।

4.      এভাবে ক্লিক করতে থাকুন। লক্ষ্য করুন London-এর জায়গায় Dhaka প্রতিস্থাপন হচ্ছে।

5.      এভাবে শব্দ প্রতিস্থাপনের কাজ সমাপ্ত হলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।

6.      এবার OK করুন।

7.      এবার ডায়ালগ বক্স হতে বের হওয়ার জন্য Cancel বাটনে ক্লিক করুন।

ওয়ার্ডে বর্দ্ধিত বা পরিবর্তিত অংশ সেভ করা

          এমএস ওয়ার্ডে সেইভ করা কোনো ফাইল পরিবর্তন করে পূনরায় সেইভ করতে গেলে পুরো ফাইলটিই সেইভ হয়ে যায়। এভাবে প্রতিবার সম্পূর্ণ পুরো ফাইল সেইভ করার ফলে ফাইলের আকার বেড়ে যেতে থাকে এবং সেইভ হতে সময় বেশী লাগে। শুধু যে অংশটির পরিবর্তন করা হয়েছে সেই অংশটি সেইভ করলে ফাইলের  আকার  যেমন বাড়ে না,  তেমনি সেইভও  হয়  দ্রুত। এজন্য-

1.      মেনুবারের Tools মেনু থেকে Options-এ ক্লিক করুন। পর্দায় Options ডায়ালগ বক্স আসবে।

2.      উক্ত ডায়ালগ বক্সের Save ট্যাবে ক্লিক করুন।

3.      এবার Save options-এর নিচে Allow fast saves-এ টিক চিহ্ন দিন এবং OK করুন।

ওয়ার্ডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাইল সেইভ করা

             আপনি এমএস ওয়ার্ডে কাজ করছেন। ভাবলেন কাজ শেষে একবারে Save করবেন। কিমত্ত এর মাঝেই যদি বিদ্যুৎ চলে যায় বা কোনো কারনে কম্পিউটার বন্ধ হয়ে যায়, তাহলে আপনার পুরো কাজটি নষ্ট হয়ে যাবে। তবে এক্ষেত্রে ওয়ার্ডে কিছু সময় পরপর ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেইভ করার ব্যবস্থা রয়েছে। ধরা যাক, আপনি একটি বড় ডকুমেন্ট প্রতি ৫ মিনিট পরপর স্বয়ংক্রিয় ভাবে সংরক্ষণ করতে চান, তাহলে-

1.      প্রথমে এমএস ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি যেকোনো নামে Save করুন।

2.      এবার Tools মেনু থেকে Options-এ ক্লিক করম্নন। পর্দায় Options ডায়ালগ বক্স আসবে।

3.      উক্ত ডায়ালগ বক্সের Save ট্যাবে ক্লিক করে Save AutoRecover info every: বক্সে টিক চিহ্ন দিয়ে দিন এবং এর ডান পাশের বক্সে ৫ লিখে OK করুন।

4.      এখন কাজ করতে থাকলে ডকুমেন্টটি প্রতি ৫ মিনিট পরপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে Save হবে।

২নং নিয়ম:     এ ছাড়াও অন্য ভাবে স্বয়ংক্রিয় ফাইল সেইভ করা যায়, যেমন- 

1.      মেনুবারের File মেনু থেকে Save as ক্লিক করম্নন। পর্দায় Save as ডায়ালগ বক্স আসবে।

2.      উক্ত ডায়ালগ বক্সের ডান দিকে অবস্থিত Tools-এ ক্লিক করে Save Options ক্লিক করলে Save ডায়ালগ বক্স আসবে।

3.      এবার Save ডায়ালগ বক্সের Save options-এর নিচে Save AutoRecover info every: বক্সে টিক চিহ্ন দিন।

4.      এবার ডান পাশের ঘরে সময় লিখে OK করুন।

নিরাপত্তার স্বার্থেই ওয়ার্ড ফাইলের ব্যাকআপ কপি রাখুন

          মাইক্রোসট ওয়ার্ডে আপনি যে ফাইলটি তৈরি করছেন সেটি যেকোন কারনে নষ্ট হয়ে যেতে পারে। এজন্য এর নিরাপত্তার স্বার্থে আপনি চাইলে ফাইলের একটি ব্যাকআপ কপি তৈরি করতে পারেন। এ জন্য-

1.      File>Save as>Tools>Save Options ক্লিক করলে Save ডায়ালগ বক্স আসবে।

2.      এবার Save ডায়ালগ বক্সের Save options-এর নিচে Alway`s create a backup copy বক্সে টিক চিহ্ন দিয়ে OK করুন ।

3.      ব্যাস, এরপর থেকে আপনি যখনই ডকুমেন্ট সেভ করবেন কিংবা ডকুমেন্টির আপডেট করবেন, তখন সেটি স্বয়ংক্রিয় ভাবে ব্যাকআপ কপি তৈরি করে সেটির আপডেট করে নিতে থাকবে।

ওয়ার্ডে মিসিং Font সাবস্টিটিউট করা

             আপনি আপনার অফিস থেকে একটি বাংলা ফন্টের তৈরি ফাইল নিয়ে এসেছেন। এখন বাসায় এসে দেখলেন ফন্টটি আপনার কম্পিউটারে নেই যার ফলে টেক্সট গুলো পড়া যাচ্ছেনা। এক্ষেত্রে সাধারনত আমরা যা করি তাহলে পুরো টেক্সট সিলেক্ট করে অন্য যেকোনো বাংলা ফন্ট দিয়ে রিপ্লেস করি। আসলে এই পদ্ধতিতে কিছু অসুবিধা আছে। যদি এমন হয় যে মাঝখানে অন্য বাংলা ফন্ট ছাড়াও ইংরেজী ফন্ট আছে তবে সেই ইংরেজীগুলোকে আবার খুজে বের করতে হয়। এতে সময় যেমন লাগে, বড় ডকুমেন্ট হলে তাতে ভুলের সম্ভাবনাও অনেক বাড়ে। দেখা যায় কিছু ফন্ট ইংরেজী থেকে বাংলা থেকে যায় যা জবড়জং দেখায়। এর একটি ভালো প্রক্রিয়া হলো ফন্ট সাবস্টিটিউট করা।

 ফন্ট সাবস্টিটিউট তখনই করা হয় যখন ডকুমেন্টের ফন্ট মিসিং হয় বা যে ফন্টে ডকুমেন্টটি তৈরি সেই ফন্টটি কম্পিউটারে ইনস্টল করা না থাকলে। সেক্ষেত্রে ফন্ট সাবস্টিটিউট দিলে কেবলমাত্র মিসিং ফন্টটিই রিপ্লেস হয়ে যায়, বাকি ডকুমেন্টের ফন্ট অপরিবর্তিত থাকে। সুতরাং কোনো ডকুমেন্ট  বিশেষ করে বাংলাতে ফন্ট মিসিং পেলে ফন্ট সাবস্টিটিউট করাই ভালো। এ জন্য-

1.      Tools মেনু থেকে Options-এ ক্লিক করুন।

2.      Options ডায়ালগ বক্সটি আসার পরে উপর থেকে Compatibility নামের ট্যাবে ক্লিক করুন।

3.      এখানে Font Substitution নামের বাটনে ক্লিক করলে মিসিং ফন্টগুলোর একটি লিস্ট দেখতে পাবেন।

4.      এখানে আপনি যে ফন্টটি দিয়ে রিপ্লেস করতে চান তা লিস্ট থেকে সিলেক্ট করে OK করুন।

মমত্মব্য:  কখনো কখনো কোন কোন বাংলা ফন্ট অন্য ফন্টের ফ্যামিলি হয়ে থাকে যার ফলে একটি বাংলার বদলে অন্য ফ্যামিলির বাংলা ফন্ট দিলে লাভ হবে না। সেক্ষেত্রে যদি দেখেন আপনার ফন্টটি বাংলা হওয়া সত্ত্বেও সেটি ডকুমেন্টের টেক্সট দেখতে পারছে না, তবে আবার অপশন থেকে কম্প্যাটিবিলিটিতে গিয়ে ফন্ট সাবস্টিটিউশনে আসুন এবং আবার অন্য আরেকটি বাংলা ফন্ট ( সম্ভব হলে ভিন্ন ফন্ট ফ্যামিলির) সিলেক্ট করে দেখুন। এখানে একটি Convert Parmane-

ntly অপশন  আছে, সেটিতে ক্লিক না করাই ভালো কারন এতে পরে আর ইচ্ছা-

মতো পরিবর্তন করতে পারবেন না। 

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের যে কোনো সংরক্ষিত ডকুমেন্ট চলতি ডকুমেন্টে সংযোজন করা

          মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের যে কোনো ফাইল বা ডকুমেন্ট নিম্নলিখিত নিয়মে চলতি ডকুমেন্টে সংযোজন বা নিয়ে আসা যাবে (সংরক্ষিত ডকুমেন্টের লেখাগুলো শুধুমাত্র সংযোজিত হবে)। এজন্য-

1.      Insert মেনুতে ক্লিক করে File-এ ক্লিক করম্নন। তাহলেই পর্দায় Insert File-এর ডায়ালগ বক্স দেখা যাবে।

2.      এই অবস্থায় প্রয়োজনীয় ফাইল বা ডকুমেন্টের নামের উপর মাউস পয়েন্টার এনে ক্লিক করতে হবে অথবা ফাইলের নাম  টাইপ করতে হবে। 

3.      তারপর Insert লেখা বাটনের উপর মাউস পয়েন্টার এনে ক্লিক করতে হবে।

4.      তা হলেই নিদ্দিষ্ট ফাইলের লেখাগুলো কার্সর অবস্থিত স্থানে সংযোজিত হবে।

অফিসের ফাইল সেইভ করার নির্দিষ্ট জায়গা ঠিক করে নিন

           মাইক্রোসফট অফিস প্যাকেজের এমএস ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ার পয়েন্ট বা এক্সিস সফটওয়্যারের কোনো নতুন ফাইল খুলে সেইভ করতে চাইলে তা নিজ থেকেই C:\My Documents ফোল্ডারে সেইভ হয় (অন্য কোনো ডিরেক্টরি সিলেক্ট করে না নিলে)। অর্থাৎ এ ফোল্ডারটি, সফটওয়্যারের ডিফল্ট হিসাবে থাকে। এ অবস্থায় নিজের পছন্দের ফোল্ডারে তা সেইভ করাটা অনেক সময় বিরক্তিকর ও সময়সাপেক্ষ ব্যাপার হয়ে দাঁড়ায়। আপনি চাইলেই পছন্দের ফোল্ডারকে নির্দিষ্ট করে নিতে পারেন।

1. প্রথমে আপনার কম্পিউটারের যেকোনো ড্রাইভে একটি নতুন ফোল্ডার তৈরী করে নিন।

2. ফোল্ডারটি নাম দিন। মনে করি ফোল্ডারটির নাম Compro।

3. এবার একে ডিফল্ট করতে একেক সফটওয়্যারে একেক নিয়মে এগোতে হবে।

এমএস ওয়ার্ড ফাইল:    একটি নতুন ফাইল খুলুন। তারপর যথাক্রমে Tools\

Options থেকে File Locations, Modify ট্যাবে ক্লিক করুন। এবারে  

Look in box-এর অ্যারোতে ক্লিক করে ড্রাইভ (তা হতে পারে C:\D:\ বা অন্য কিছু) সিলেক্ট করুন। তারপর আপনার তৈরি করা Compro ফোল্ডারটি সিলেক্ট করে OK বা এন্টার করুন। এখন ওয়ার্ড ফাইলে কিছু লিখে Save বা  Save as দিন। সেইভ হবে Compro নামের ফোল্ডারেই।

এমএস এক্সেল:  একটি নতুন ফাইল খুলুন। Tools\Options হয়ে General ট্যাবে ক্লিক করুন। Default File Locations বক্সে লিখুন D:\ বা E:\C:\F:\ Compro.  তারপর OK করুন।

এমএস পাওয়ার পয়েন্ট:   একটি নতুন ফাইল খুলুন। Tools\Options হয়ে Advanced ট্যাবে ক্লিক করুন। Default File Locations বক্সে লিখুন D:\ Compro. তারপর OK করুন।

এমএস এক্সিস: একটি এক্সিস ফাইল খুলুন। Tools\Options হয়ে General ট্যাবে ক্লিক করুন। Default Database Folder বক্সে লিখুন D:\Compro . তারপর OK করুন।

ওয়ার্ডে ডিফল্ট ফোল্ডার পরিবর্তন করা

           ওয়ার্ডে কোন ডকুমেন্ট টাইপ করে সেভ করলে ওয়ার্ড নিজেই সেটিকে C:\ ড্রাইভের My Document-এ সেভ করে নেয়। আপনি My Document-এর স্থানে অন্য ফোল্ডারকে ডিফল্ট ফোল্ডার হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন অথবা অন্য কোনো ড্রাইভে অন্য কোনো নামের ফোল্ডারেও সেভ করতে পারেন। ধরে নেওয়া যাক আপনি চাইছেন আপনার D:\ড্রাইভে অফিস ডকুমেন্ট নামের ফোল্ডারে ডকুমেন্টগুলো সেভ হোক। এটা সেট করতে হলে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

1. MS Word খুলে Tools-এ ক্লিক করে Options-এ ক্লিক করুন। পর্দায় Options উইন্ডো আসবে।

2. এবার উক্ত উইন্ডোর File Locations ট্যাবে ক্লিক করে File types: এর নিচে Documents সিলেক্ট করে Modify বাটনে ক্লিক করম্নন। পর্দায় Modify Locations উইন্ডো আসবে।

3. এবার যে ফোল্ডারটি সিলেক্ট করতে চান (ডিফল্ট ফোল্ডার হিসাবে) সেটি যদি আগেই তৈরি করা থাকে তবে সেই ফাইলটির লোকেশন এবং ফোল্ডারের নাম নির্বাচন করে OK করম্নন।  তা না হলে Create New Folder অপশন ক্লিক করে নতুন ফোল্ডার তৈরি করে সেটিকে লোকেট করে দিয়ে OK করম্নন।

নোটঃ   Modify Location ডায়ালগ বক্সের Look in: বক্সের ডান পাশের Create New Folder অপশন ক্লিক করে ফোল্ডার তৈরি করতে হবে।

মাই ডকুমেন্টের অবস্থান পরিবর্তন

         মাইক্রোসফট অফিসের কোন কাজ করার সময় বিভিন্ন ফাইল উইন্ডোজের My Documents ফোল্ডারে রাখা হয়। কিন্তু উইন্ডোজে সমস্যা দেখা দিলে বা উইন্ডোজ মুছে ফেললে My Documents ফোল্ডারটিও মুছে যায়। তাই My Documents-এর অবস্থান পরিবর্তন করা উচিত। My Documents ফোল্ডার অন্য যেকোন ড্রাইভ যেমন- D:\ বা E:\ নিয়ে যাওয়া ভালো। My Documents ফোল্ডারের অবস্থান বদলানোর জন্য-

1. D:\ বা E:\ ড্রাইভে My Documents নামে একটি ফোল্ডার খুলুন।

2. এবার ডেক্সটপ থেকে My Document আইকনে মাউসের ডান

বাটন ক্লিক করে Properties ক্লিক করুন। পর্দায় My Document Properties উইন্ডো আসবে।

3. প্রদর্শিত উইন্ডোর Find target বাটনে ক্লিক করে D:\ বা E:\ ড্রাইভের ঐ ফোল্ডারটির অবস্থান দেখিয়ে দিন।

4. সবশেষে Apply করে OK করুন।

5. এখন থেকে My Documents-এ আপনি যাই সেইভ করবেন তাই D:\ বা E:\ ড্রাইভের My Documents নামক ফোল্ডারে সেইভ হবে।

ওয়ার্ডে পত্রিকার মতো কলাম করে লেখা

এমএস ওয়ার্ডে সংবাদপত্রের কলামের মতো কলাম তৈরী করে লিখতে হলে-

1.      প্রথমে এমএস ওয়ার্ডে একটি পৃষ্ঠা খুলুন।

2.      এবারে Format থেকে Columns-এ ক্লিক করম্নন।

3.      এরপর Number of Columns-এ প্রয়োজন অনুসারে নাম্বার সিলেক্ট করে OK করম্নন।

4.      এক কলাম থেকে অন্য কলামে যেতে হলে Insert ক্লিক করে Break ক্লিক করম্নন।

5.      তারপর Column Break ক্লিক করে OK করম্নন।

৬.   এবার msev`c‡Îi Kjv‡gi g‡Zv করে লিখা যাবে।

শুরু অক্ষরটি বড় করতে

         অনেক সময় দেখবেন পত্র-পত্রিকায় কোনো বিষয় নিয়ে লেখা শুরুর প্রথম অক্ষরটি বড় এবং সেই অক্ষরকে অনুসরণ করে অন্যান্য লাইনগুলো তৈরী হয়েছে। এ রকম লেখার জন্য-

1.      এমএস ওয়ার্ড খুলুন এবং ২-৩ লাইন লিখুন।

2.      এবার প্রথম অক্ষরটি সিলেক্ট করে Format থেকে Drop Cap-এ ক্লিক করুন।

3.       Drop Cap ডায়ালগ বক্স এলে এখান থেকে Dropped সিলেক্ট করে OK করুন। 

4.      দেখবেন আপনার লেখাও ম্যাগাজিনের মতো হয়ে গেছে।

 

ওয়ার্ডে লম্বালম্বি লেখার ব্যবহার

এমএস ওয়ার্ডে লেখার পাশাপাশি লম্বালম্বি ( ভার্টিক্যাল অ্যালইনমেন্ট ) করেও যে কোনো লেখাকে সাজানে যায় । এ অবস্থায়ও লেখাকে সেন্টার বা মাঝখানে আনা যায়। কোন টেক্সটকে লম্বালম্বি খাড়া করে মাঝখানে (সেন্টারে) আনার জন্য-

1. প্রথমে File>Page Setup-এ চলে যান।

2. এরপর Layout ট্যাবে ক্লিক করুন। এখানেই রয়েছে Vertical Alignment অংশে Certer অপশনটি সিলেক্ট করে দিন।

3. এরপর OK করে বেরিয়ে আসুন।

4. তারপর Printer Preview বাটনে ক্লিক করুন।

5. তাহলে বুঝতে পারবেন কি পরিবর্তন হয়েছে। লেখাগুলো Certer-এ চলে আসবে।

ওয়ার্ডে অটোফরম্যাট যখন ঝামেলা

এমএস ওয়ার্ডের কিছু কিছু স্বয়ংক্রিয় কাজ মাঝেমধ্যে বিরক্তির উদ্রেক ঘটায়। যেমন-  কোনো লাইনের শুরুতে ১ টাইপ করে এন্টার চাপলে দেখবেন পরের লাইনে ২ লেখা হয়ে গেছে। আবার কোনো ওয়েব সাইটের ঠিকানা লিখলে ওয়ার্ড সেটিকে হাইপারলিংকে রূপামত্মরিত করবে। এ সব বন্ধ করতে চাইলে-

1.      Format-এ গিয়ে Auto format থেকে Options বাটনে ক্লিক করতে হবে। পর্দায় AutoCorrect ডায়ালগ বক্স আসবে।

2.      এখানে Auto Format As You Type ট্যাবের সুবিধাগুলো বন্ধ করে দিতে হবে।

নোট:  কোন অপশন কি কাজ করে তা জানা না থাকলে, সেক্ষেত্রে ডায়ালগ বক্সের উপর দিকের বাম পাশে প্রশ্নবোধক চিহ্নে ক্লিক করুন। এবার যে কোনো অপশনে ক্লিক করলেই তার ব্যাখ্যা পাবেন।